Track & Trace v logistike: Prečo nestačí len sledovať polohu kamióna

Kamión je 327 kilometrov od cieľa.

Je to dobrá alebo zlá správa?

Samotný údaj o polohe zásielky totiž ešte nehovorí, či dorazí načas. Nehovorí, či vodiča čaká povinná prestávka, či sa na trase vytvorila kolóna ani to, či sa pôvodný čas doručenia posunul natoľko, že zákazník musí upraviť plán vykládky alebo výroby.

GPS dokáže odpovedať na otázku:

„Kde sa kamión nachádza?“

Kvalitný Track & Trace by však mal pomôcť odpovedať aj na podstatne dôležitejšiu otázku:

„Čo jeho aktuálna poloha znamená pre našu dodávku?“

Práve v tom spočíva rozdiel medzi obyčajným sledovaním vozidla a informáciou, s ktorou dokáže logistický manažér reálne pracovať.

Čo je Track & Trace v logistike?

Track & Trace je systém a proces priebežného sledovania zásielky počas prepravy, ktorý poskytuje informácie o jej aktuálnej polohe, stave a predpokladanom ďalšom priebehu doručenia.

Pojmy track a trace sa často používajú spoločne, hoci vyjadrujú dve mierne odlišné funkcie.

Track znamená sledovanie aktuálneho pohybu zásielky, teda kde sa práve nachádza a ako pokračuje jej preprava.

Trace umožňuje spätne dohľadať priebeh zásielky, napríklad jednotlivé udalosti, zmeny alebo časy počas prepravy.

V cestnej logistike sa Track & Trace môže opierať o GPS vozidla, telematické systémy, údaje dopravcu alebo ďalšie digitálne nástroje.

Samotné technické riešenie však nie je cieľom.

Pre zákazníka má tracking hodnotu až vtedy, keď z dát vznikne použiteľná informácia pre ďalšie rozhodovanie.
 

GPS, Track & Trace a ETA nie sú to isté

Tieto pojmy sa niekedy zamieňajú, hoci každý odpovedá na inú otázku.

Nástroj/údaj	Na akú otázku odpovedá?	Praktická hodnota
GPS poloha	Kde je vozidlo?	ukazuje aktuálnu polohu
Track & Trace	Ako preprava postupuje?	poskytuje priebežný obraz o zásielke
ETA	Kedy pravdepodobne dorazí?	umožňuje plánovať vykládku alebo výrobu
Notifikácia	Nastala dôležitá zmena?	upozorňuje na odchýlku
Komunikácia	Čo zmena znamená a čo nasleduje?	umožňuje reagovať

Práve kombinácia týchto informácií vytvára tracking, ktorý má pre klienta skutočnú hodnotu.

ETA: Čas doručenia, ktorý sa počas cesty môže meniť

Jedným z najdôležitejších údajov pri sledovaní zásielky je ETA, Estimated Time of Arrival, teda predpokladaný čas príchodu.

Pri plánovaní prepravy môže byť pôvodná ETA napríklad 14:00.

Kamión však počas cesty ovplyvňuje množstvo faktorov:

• aktuálna dopravná situácia,

• nehody a uzávery,

• počasie,

• čakacie časy,

• povinné prestávky vodiča,

• hraničné alebo colné kontroly,

• zdržanie pri predchádzajúcej časti prepravy.

Preto má väčšiu hodnotu priebežne aktualizovaná ETA než čas vypočítaný pri objednaní dopravy.

Predstavme si, že výrobný závod očakáva materiál o 14:00.

O 10:30 už dostupné údaje ukazujú, že reálny príchod bude približne 15:30.

Ak sa túto informáciu výroba dozvie o 10:30, má niekoľko hodín na reakciu.

Ak sa ju dozvie o 14:05, ide o úplne inú situáciu.

Track & Trace preto nie je iba o presnosti lokalizácie. Je aj o čase, ktorý kvalitná informácia poskytne zákazníkovi na rozhodnutie.

Viac dát automaticky neznamená lepší tracking

Predstavme si logistického manažéra, ktorý denne koordinuje desiatky prepráv.

Naozaj potrebuje každých päť minút kontrolovať pohyb každej bodky na mape?

Pravdepodobne nie.

Ak zásielka pokračuje podľa plánu, nie je dôvod venovať jej rovnakú pozornosť ako preprave, pri ktorej vznikla významná odchýlka.

Preto má pri Track & Trace dôležité miesto riadenie výnimiek, teda exception management.

Systém alebo logistický partner upozorní najmä vtedy, keď sa deje niečo, čo si vyžaduje pozornosť.

Napríklad:

Predpokladané meškanie prekročilo 30 minút.

Vozidlo sa neočakávane odchýlilo od plánovanej trasy.

Kamión stojí neštandardne dlho.

ETA sa posunula za dohodnuté časové okno.

Zásielka dosiahla definovaný bod trasy.
 

Klient tak nemusí sledovať každú minútu prepravy.

Sleduje predovšetkým odchýlky, ktoré môžu ovplyvniť jeho prevádzku.
 

Notifikácia má prísť vtedy, keď sa ešte dá niečo urobiť

Dobrá notifikácia nie je správa:

„Vaša zásielka mešká.“

To je informácia, ale pre rozhodovanie je pomerne chudobná.

Užitočnejšia notifikácia odpovedá minimálne na tri otázky:

Čo sa stalo?
Aký je predpokladaný dopad?
Čo bude nasledovať?
 

Napríklad:

„Na trase vznikla dopravná uzávera. Aktuálna ETA sa posunula zo 14:00 na 15:10. Situáciu sledujeme a pri ďalšej zmene vás budeme informovať.“

 

Zákazník už nemusí zisťovať, či ide o desaťminútové alebo trojhodinové meškanie.

Dostáva informáciu, podľa ktorej môže konať.

Prečo je Track & Trace dôležitý pre výrobné podniky?

Pri bežnej zásielke môže tracking znamenať najmä pohodlie a lepší prehľad.

Vo výrobnej logistike môže mať podstatne väčší význam.

Najmä pri Just in Time dodávkach sú skladové rezervy zámerne nízke a materiál prichádza v presne plánovaných časoch. Výraznejšia odchýlka preto môže ovplyvniť výrobný harmonogram.

Kvalitný Track & Trace umožňuje firme reagovať ešte predtým, než sa meškanie prejaví priamo vo výrobe.

1. Presnejšie plánovanie vykládky

Ak firma pozná aktuálnu ETA, dokáže lepšie plánovať rampu, skladníkov či manipulačnú techniku.

2. Skoršia reakcia na riziko meškania

Informácia o odchýlke niekoľko hodín vopred môže umožniť zmenu výrobného plánu alebo využitie existujúcej zásoby.

3. Lepšia komunikácia so zákazníkom

Výrobná firma môže o možnom posune informovať svojho odberateľa skôr, než sa problém prenesie ďalej v dodávateľskom reťazci.

4. Menej manuálneho zisťovania

Logistický manažér nemusí opakovane telefonovať dopravcovi s otázkou „Kde je kamión?“.

5. Dáta pre vyhodnocovanie logistiky

História prepráv môže pomôcť identifikovať problematické trasy, opakované zdržania alebo rozdiel medzi plánovanými a reálnymi tranzitnými časmi.

Tracking tak nie je len nástrojom pre jednu konkrétnu zásielku. Postupne môže poskytovať dáta aj pre lepšie plánovanie ďalších prepráv.

Track & Trace môže pomôcť aj pri krízových situáciách

Monitoring má najväčšiu hodnotu práve vtedy, keď preprava prestane pokračovať podľa plánu.

Ak sa napríklad vozidlo dlhší čas nepohybuje, vzniká otázka prečo.

Ide o povinnú prestávku?

Kolónu?

Poruchu?

Nehodu?

Neplánované zastavenie?
 

Čím skôr sa odchýlka identifikuje a preverí, tým viac času zostáva na prípadnú reakciu.

Pri vážnejšom probléme môže nasledovať zmena trasy, zabezpečenie náhradného vozidla, prekládka alebo expresné doručenie kritickej časti zásielky.

Track & Trace je preto úzko prepojený aj s logistickým plánom B.

Bez aktuálnych informácií totiž firma nemusí vedieť, že nastal moment, keď ho treba aktivovať.

GPS nedokáže nahradiť dispečera

Technológia dokáže veľmi presne povedať, kde sa vozidlo nachádza.

Nedokáže však vždy vysvetliť, prečo tam je a čo bude nasledovať.

Kamión stojaci 45 minút na jednom mieste môže znamenať:

• plánovanú prestávku vodiča,

• dopravnú kolónu,

• poruchu,

• čakanie na hranici,

• neplánovanú udalosť.

Tu vstupuje do Track & Trace ľudský faktor.

Úlohou logistického partnera nie je iba odovzdať klientovi súradnice. Potrebuje dostupné dáta vyhodnotiť, podľa potreby preveriť situáciu s dopravcom alebo vodičom a klientovi komunikovať informáciu v kontexte jeho prepravy.

Aj IPS Logistics na svojom webe uvádza používanie moderných komunikačných nástrojov a nástrojov na sledovanie tovaru, monitoring zásielok v reálnom čase a podporu dostupnú 24/7.

Práve spojenie technológie + dispečingu + komunikácie premieňa tracking z mapy na službu.

Čo by mal kvalitný Track & Trace poskytovať?

Pri výbere logistického partnera alebo trackingového riešenia sa oplatí preveriť:

• či je možné sledovať zásielku počas celej relevantnej časti prepravy,

• ako často sa údaje aktualizujú,

• či systém poskytuje aktuálnu ETA,

• či upozorňuje na významné odchýlky,

• aké udalosti spúšťajú notifikáciu,

• kto preveruje príčinu neštandardnej situácie,

• kto klienta informuje pri meškaní,

• či je podpora dostupná aj mimo pracovného času,

• či je možné spätne dohľadať priebeh prepravy,

• ako sa historické údaje využívajú pri ďalšom plánovaní.

Dôležité nie je mať čo najviac údajov.

Dôležité je mať správnu informáciu v čase, keď podľa nej ešte možno konať.

Najčastejšie otázky o Track & Trace v logistike

Čo znamená Track & Trace v logistike?

Track & Trace označuje priebežné sledovanie zásielky počas prepravy a možnosť spätne dohľadať jej priebeh. Poskytuje informácie o polohe, stave zásielky, udalostiach počas prepravy a podľa použitého riešenia aj o predpokladanom čase doručenia.

Aký je rozdiel medzi GPS a Track & Trace?

GPS poskytuje informáciu o polohe vozidla. Track & Trace pracuje s polohou v širšom kontexte prepravy a môže zahŕňať ETA, históriu pohybu, stav zásielky, notifikácie a komunikáciu pri odchýlkach.

Čo je ETA?

ETA, Estimated Time of Arrival, je predpokladaný čas príchodu zásielky alebo vozidla do cieľa. Počas prepravy sa môže aktualizovať podľa aktuálneho priebehu cesty.

Prečo sa ETA počas prepravy mení?

Ovplyvniť ju môže dopravná situácia, počasie, uzávery, čakanie, povinné prestávky vodiča, kontroly alebo iné udalosti na trase.

Ako často treba sledovať polohu kamióna?

Nie je nutné manuálne kontrolovať každú zásielku nepretržite. Efektívnejšie je nastaviť monitoring a upozornenia na udalosti alebo odchýlky, ktoré môžu ovplyvniť doručenie.

Čo je real-time tracking?

Real-time tracking znamená priebežné sledovanie aktuálneho stavu alebo polohy zásielky s pravidelne aktualizovanými dátami. Neznamená nevyhnutne, že údaj sa aktualizuje každú sekundu.

Prečo je tracking dôležitý pri Just in Time logistike?

Pretože skorá informácia o možnom meškaní umožňuje výrobnému podniku reagovať skôr, napríklad upraviť výrobný plán, vykládku alebo aktivovať alternatívne riešenie.

Dokáže Track & Trace zabrániť meškaniu?

Nie. Tracking nezabráni nehode, poruche ani kolóne. Dokáže však problém alebo odchýlku odhaliť skôr a poskytnúť viac času na reakciu.
 

Najlepšia informácia o zásielke nie je jej poloha

Vedieť, že kamión stojí na diaľnici pri Viedni, môže byť užitočné.

Pre logistického manažéra je však oveľa hodnotnejšie vedieť:

• Prečo tam stojí?

• Ovplyvní to termín doručenia?

• Aká je nová ETA?

• Treba niečo zmeniť?

• A kto situáciu rieši?

Práve preto Track & Trace nemožno redukovať na GPS bodku na obrazovke.

IPS Logistics pracuje s nástrojmi na sledovanie zásielok a na svojom webe deklaruje možnosť monitorovania zásielok v reálnom čase aj 24/7 podporu.

Skutočnou hodnotou Track & Trace totiž nie je vedieť, kde sa zásielka nachádza. Je ňou schopnosť včas pochopiť, čo sa s ňou deje a čo to znamená pre ďalší článok dodávateľského reťazca.