Najčastejšie chyby pri plánovaní dopravy: Problém často vznikne skôr, než kamión vyrazí

Meškanie kamióna vidíte. Kolónu vidíte. Poruchu vozidla tiež.

Oveľa horšie sa hľadajú problémy, ktoré vznikli deň predtým pri plánovaní prepravy.

Príliš tesný harmonogram. Nesprávne zvolený typ vozidla. Neoverený čas nakládky. Chýbajúca informácia o náklade. Trasa vypočítaná bez zohľadnenia povinných prestávok vodiča.

Keď sa ich dôsledky prejavia, vyzerajú ako problém dopravy. V skutočnosti však kamión často iba „zdedil“ chybu, ktorá vznikla ešte pred jeho odchodom.

Kvalitné plánovanie dopravy preto nie je len o výbere vozidla, trasy a termínu. Je o predvídaní toho, čo môže ovplyvniť celú prepravu od nakládky až po vykládku.

Ktoré chyby sa pri plánovaní dopravy opakujú najčastejšie?

Čo zahŕňa plánovanie dopravy?

Plánovanie dopravy je proces prípravy prepravy tak, aby sa tovar dostal z miesta nakládky do cieľa v požadovanom termíne, vhodným vozidlom, pri dodržaní prevádzkových, legislatívnych a zákazníckych podmienok.

Do plánovania preto nevstupuje iba vzdialenosť medzi bodmi A a B.

Treba zohľadniť napríklad:

• typ a množstvo nákladu,

• požadovaný termín doručenia,

• čas nakládky a vykládky,

• vhodný typ vozidla,

• dostupnú prepravnú kapacitu,

• reálny tranzitný čas,

• režim práce vodiča,

• dopravné a legislatívne obmedzenia,

• potrebnú dokumentáciu,

• požiadavky konkrétneho zákazníka,

• alternatívne riešenie pri komplikácii.

Čím kritickejšia je zásielka pre výrobu alebo zákazníka, tým väčší význam má kvalitná príprava.

1. Plánovanie podľa kilometrov namiesto reálneho tranzitného času

Trasa má 750 kilometrov.

To však ešte neznamená, že stačí vydeliť vzdialenosť priemernou rýchlosťou kamióna a máme čas doručenia.

Do reálneho tranzitného času vstupujú povinné prestávky a odpočinok vodiča, dopravné obmedzenia, zákazy jázd nákladných vozidiel, hraničné kontroly, čakacie časy aj samotná nakládka a vykládka.

Príliš optimistický harmonogram môže vyzerať dobre v tabuľke, no na ceste nemusí byť realizovateľný.

Ako tomu predísť?

Pri plánovaní pracujte s reálnym tranzitným časom, nie iba so vzdialenosťou.

Pri pravidelných trasách sa oplatí vyhodnocovať aj historické údaje. Ak preprava na určitej trase opakovane trvá dlhšie, než predpokladá teoretický výpočet, plán by mal pracovať s realitou, nie s ideálnym scenárom.

2. Príliš tesný harmonogram bez rezervy

Ak plán funguje iba za predpokladu, že každá jeho časť prebehne dokonale, je veľmi zraniteľný.

Stačí tridsaťminútové zdržanie na nakládke a vodič sa môže dostať do dopravnej špičky. Následne potrebuje absolvovať povinnú prestávku a z pôvodne malého zdržania vznikne niekoľkohodinový posun.

Nie každá preprava potrebuje veľkú časovú rezervu. Každá by však mala počítať s realistickou mierou neistoty.

Ako tomu predísť?

Rezervu nastavujte podľa:

• dĺžky a charakteru trasy,

• kritickosti termínu,

• typu prepravy,

• predpokladaných dopravných obmedzení,

• skúseností z predchádzajúcich jázd.

Pri Just in Time logistike môže byť vhodnejšie pracovať s presnejším monitoringom a pripraveným plánom B než jednoducho pridávať veľké časové rezervy ku každej zásielke.

3. Nesprávny alebo neúplný údaj o náklade

„Potrebujeme odviezť desať paliet.“

Pre plánovanie to nemusí byť dostatočná informácia.

Aké majú rozmery a hmotnosť? Dajú sa stohovať? Ide o štandardný alebo nadrozmerný náklad? Vyžaduje tovar konkrétny spôsob upevnenia? Potrebuje kontrolovanú teplotu? Ide o nebezpečný náklad?

Nesprávne vstupné údaje môžu viesť k pristaveniu nevhodného vozidla alebo k problému až počas nakládky.

Ako tomu predísť?

Ešte pred objednaním vozidla by mali byť jasné minimálne:

počet kusov alebo paliet, rozmery, hmotnosť, charakter nákladu a prípadné špeciálne požiadavky.

Pri neštandardnej zásielke je lepšie doplniť informáciu navyše, než riešiť pri rampe vozidlo, do ktorého náklad nemožno bezpečne naložiť.

4. Ignorovanie reálnych podmienok nakládky a vykládky

Preprava nie je iba čas strávený na ceste.

Vodič môže prísť na miesto presne podľa plánu a napriek tomu odísť s dvojhodinovým oneskorením.

Prečo?

Nakládka ešte nie je pripravená. Rampa je obsadená. Chýbajú dokumenty. V areáli platí registračný proces, s ktorým sa pri plánovaní nepočítalo. Alebo zákazník využíva pevné časové sloty a pri ich zmeškaní musí vozidlo čakať.

Ako tomu predísť?

Pred prepravou treba overiť:

• presnú adresu a miesto nakládky,

• kontaktnú osobu,

• časové okno,

• podmienky vstupu do areálu,

• potrebnú registráciu,

• spôsob nakládky a vykládky,

• prípadné špecifické požiadavky zákazníka.

Pri pravidelných trasách sa tieto informácie oplatí štandardizovať, aby sa nemuseli pri každej objednávke zisťovať nanovo.

5. Výber dopravy iba podľa najnižšej ceny

Najnižšia cena môže byť správnou voľbou.

Problém vzniká vtedy, keď je jediným kritériom.

Ponuka môže byť lacnejšia preto, že dopravca plánuje vozidlo veľmi tesne medzi ďalšie zákazky, nemá dostatočnú náhradnú kapacitu alebo ponúka inú úroveň monitoringu a komunikácie.

Pri nekritickej zásielke môže byť cena dominantným faktorom. Pri materiáli, ktorého oneskorenie dokáže zastaviť výrobnú linku, sa však mení ekonomika celého rozhodnutia.

Úspora desiatok eur na doprave stráca význam, ak následné meškanie spôsobí výrazne vyššie náklady.

Ako tomu predísť?

Pri výbere riešenia porovnávajte celkovú hodnotu a riziko prepravy, nie iba cenu jednej jazdy.

Do rozhodovania patrí aj spoľahlivosť, kapacita, skúsenosti s danou trasou, monitoring, komunikácia a schopnosť reagovať pri výpadku.

6. Plánovanie bez priebežného monitoringu

Plánovanie dopravy sa nekončí odoslaním objednávky dopravcovi.

Pôvodný plán môže byť v pondelok o 8:00 správny a o 11:30 už neaktuálny.

Dopravná situácia sa zmení. Nakládka sa predĺži. ETA sa posunie. Na trase vznikne obmedzenie.

Ak firma priebeh prepravy nesleduje, o odchýlke sa môže dozvedieť až vo chvíli, keď kamión nepríde v plánovanom čase.

Ako tomu predísť?

Sledujte nielen polohu vozidla, ale aj vývoj ETA a významné odchýlky od plánu.

Kvalitný Track & Trace má pomôcť odpovedať nielen na otázku „Kde je kamión?“, ale najmä „Príde podľa plánu a ak nie, čo to znamená pre zákazníka?“.

7. Neskorá komunikácia pri zmene plánu

Jedna z najdrahších informácií v logistike môže byť tá, ktorá prišla neskoro.

Ak výrobný závod vie dve hodiny vopred, že zásielka bude meškať, môže upraviť harmonogram, presunúť ľudí alebo pracovať so zásobou.

Ak sa o tom dozvie päť minút po plánovanom termíne, možnosti reakcie sú výrazne menšie.

Komunikácia preto nemá začínať až vtedy, keď je termín definitívne nesplniteľný.

Ako tomu predísť?

Dohodnite si vopred:

• pri akej odchýlke sa klient informuje,

• kto informáciu posiela,

• čo má obsahovať,

• ako často sa aktualizuje ETA,

• kto rieši eskaláciu pri vážnejšom probléme.

Pri pravidelnej spolupráci môžu byť tieto pravidlá súčasťou SLA.

8. Chýbajúci plán B

Najlepší plán dopravy stále zostáva plánom.

Kamión môže mať poruchu. Dopravca môže vypadnúť. Diaľnica môže byť uzavretá. Počasie môže zmeniť podmienky na trase.

Chybou preto nie je iba to, že vznikne nečakaná situácia.

Chybou môže byť aj to, že firma začne hľadať prvú alternatívu až po jej vzniku.

Ako tomu predísť?

Pri kritických prepravách si ešte pred odchodom položte otázky:

• Máme dostupného alternatívneho dopravcu?

• Vieme zabezpečiť náhradné vozidlo?

• Existuje použiteľná alternatívna trasa?

• Ktorá časť zásielky je kritická pre výrobu?

• Dala by sa v prípade núdze doručiť expresne?

• Kto rozhoduje o aktivácii náhradného riešenia?

Plán B nemusí byť potrebný pri každej zásielke. Pri preprave, ktorej výpadok môže zastaviť výrobu, by však nemal vzniknúť až počas krízy.

Kde vznikajú chyby pri plánovaní dopravy?

Najčastejšie chyby sa dajú rozdeliť podľa fázy prepravy:

Fáza	Typická chyba	Možný následok
Pred objednávkou	neúplné údaje o náklade	nevhodné vozidlo
Plánovanie	nereálny tranzitný čas	meškanie
Výber dopravy	rozhodovanie iba podľa ceny	vyššie prevádzkové riziko
Nakládka	neoverené podmienky	čakanie a posun harmonogramu
Preprava	chýbajúci monitoring	neskoré odhalenie problému
Odchýlka	neskorá komunikácia	obmedzená možnosť reakcie
Krízová situácia	chýbajúci plán B	prestoj alebo urgentné náklady

 

Dobré plánovanie teda neznamená odstrániť každú možnú komplikáciu.

Znamená znížiť počet problémov, ktorým sa dalo predísť, a pripraviť sa na tie, ktorým sa predísť nedá.

Checklist pred objednaním prepravy

Pred potvrdením dopravy sa oplatí skontrolovať:

1. máme presnú adresu nakládky a vykládky,

2. poznáme termíny a časové okná,

3. máme správne rozmery a hmotnosť nákladu,

4. poznáme všetky špeciálne požiadavky na prepravu,

5. zvolili sme vhodný typ vozidla,

6. tranzitný čas je reálne dosiahnuteľný,

7. počítame s režimom práce vodiča,

8. preverili sme relevantné dopravné obmedzenia,

9. máme pripravenú potrebnú dokumentáciu,

10. poznáme kontaktné osoby na oboch miestach,

11. vieme, ako bude preprava monitorovaná,

12. máme definovaný postup pri meškaní,

13. pri kritickej zásielke poznáme plán B.

Nie každá preprava potrebuje rovnakú úroveň prípravy. Čím väčší dopad však môže mať jej zlyhanie, tým menej by malo zostať na improvizáciu.

Najčastejšie otázky o plánovaní dopravy

Čo zahŕňa plánovanie dopravy?

Plánovanie dopravy zahŕňa výber vhodného spôsobu a kapacity prepravy, vozidla, trasy, termínu, tranzitného času, podmienok nakládky a vykládky, dokumentácie, monitoringu a podľa potreby aj náhradného riešenia.

Aké sú najčastejšie chyby pri plánovaní dopravy?

Patrí medzi ne nereálny tranzitný čas, príliš tesný harmonogram, neúplné údaje o náklade, nevhodné vozidlo, ignorovanie podmienok nakládky, rozhodovanie iba podľa ceny, slabý monitoring, neskorá komunikácia a chýbajúci plán B.

Ako správne vypočítať čas kamiónovej prepravy?

Nestačí vychádzať iba zo vzdialenosti. Treba zohľadniť režim práce vodiča, dopravné obmedzenia, predpokladané čakanie, nakládku, vykládku a ďalšie podmienky konkrétnej trasy.

Prečo je pri doprave dôležitá časová rezerva?

Pomáha absorbovať menšie odchýlky bez toho, aby automaticky ohrozili termín doručenia. Jej veľkosť by mala zodpovedať trase, typu prepravy a kritickosti zásielky.

Ako znížiť náklady na dopravu lepším plánovaním?

Pomáha realistické plánovanie trás a termínov, vhodný výber vozidla, konsolidácia zásielok, obmedzenie zbytočného čakania a dlhodobejšie plánovanie kapacity. Najnižšia cena jednej jazdy pritom nemusí znamenať najnižšie celkové logistické náklady.

Kedy potrebuje preprava plán B?

Najmä vtedy, keď by jej výrazné meškanie alebo výpadok mohli zastaviť výrobu, spôsobiť sankciu alebo narušiť ďalšie časti dodávateľského reťazca.

Kto by mal plánovať dopravu?

Závisí od modelu spolupráce. Plánovanie môže zabezpečovať interná logistika firmy, dopravca alebo špedícia. Dôležité je, aby mal zodpovedný partner všetky potrebné údaje a poznal požiadavky konkrétnej prepravy.

Ako pomáha logistický partner pri plánovaní dopravy?

Skúsený logistický partner môže pomôcť s výberom vozidla a trasy, realistickým tranzitným časom, zabezpečením kapacity, monitoringom zásielky, riešením odchýlok aj náhradným riešením pri výpadku pôvodného plánu.

Dobrá preprava sa začína ešte pred otočením kľúča

Najviditeľnejšia časť logistiky sa odohráva na ceste. Veľká časť jej výsledku je však rozhodnutá ešte predtým.

Správne údaje o náklade. Realistický harmonogram. Vhodné vozidlo. Overené podmienky nakládky. Monitoring. Jasná komunikácia. A pri kritických zásielkach aj pripravená alternatíva.

V IPS Logistics pracujeme s vnútroštátnymi aj medzinárodnými prepravami, kontinuálnym monitoringom zásielok a podporou 24/7. Pri plánovaní preto nevnímame dopravu iba ako presun medzi dvoma adresami, ale ako proces, v ktorom sa množstvu komplikácií dá predísť ešte pred odchodom vozidla.

Pretože najlacnejší problém v logistike býva ten, ktorý vôbec nevznikne.