Najnižšia cenová ponuka na prepravu môže na prvý pohľad vyzerať ako najlepšie rozhodnutie. Rozdiel niekoľkých desiatok eur za jednu jazdu sa pri stovkách prepráv ročne rýchlo násobí. Lenže rovnakým spôsobom sa násobia aj náklady, keď vozidlo nepríde na nakládku, zásielka mešká, dopravca prestane komunikovať alebo pri probléme nikto nevie povedať, čo bude nasledovať.
Pri výbere logistického partnera preto nestačí porovnať iba cenu za kilometer alebo jednu konkrétnu trasu. Pre výrobnú firmu by mala byť dôležitá aj oveľa praktickejšia otázka:
Čo sa stane, keď preprava nepôjde podľa plánu?
Práve v tej chvíli sa najlepšie ukáže rozdiel medzi dodávateľom dopravy a skutočným logistickým partnerom.
Čo by mala firma hodnotiť pri výbere logistického partnera?
Spoľahlivý logistický partner by mal vedieť zabezpečiť nielen samotnú prepravu, ale aj transparentnú komunikáciu, sledovanie zásielky, riešenie nečakaných situácií, dostatočnú kapacitu a jasne definovanú úroveň služby.
Pri výbere by preto firma mala hodnotiť minimálne tieto oblasti:
|
Kritérium |
Čo si overiť |
|
Dostupnosť kapacity |
Dokáže partner zabezpečiť vozidlo aj pri výpadku alebo špičke? |
|
Komunikácia |
Kto rieši prepravu a ako rýchlo reaguje pri probléme? |
|
Monitoring |
Dostanete priebežné informácie o stave zásielky? |
|
Poistenie |
Do akej výšky je tovar krytý a aké sú podmienky? |
|
Bezpečnosť |
Ako sú overovaní dopravcovia a vodiči? |
|
Krízové situácie |
Existuje náhradné vozidlo, alternatívna trasa alebo expresné riešenie? |
|
SLA a KPI |
Sú jasne definované očakávané časy a kvalita služby? |
|
Skúsenosti |
Pozná partner špecifiká vášho segmentu a typu prepravy? |
Cena je samozrejme dôležitá. Nemala by však prekryť ostatné faktory.
Lacná preprava, ktorá spôsobí odstávku výroby alebo sankciu od zákazníka, už totiž lacná nie je.
1. Nepýtajte sa len „Koľko stojí preprava?“, ale aj „Čo presne za tú cenu dostaneme?“
Dve cenové ponuky môžu vyzerať podobne a pritom predstavovať veľmi rozdielnu úroveň služby.
Jedna môže zahŕňať iba pristavenie vozidla a dopravu z bodu A do bodu B.
Druhá môže zahŕňať aktívny monitoring, dispečerskú podporu, riešenie nečakaných situácií, náhradnú kapacitu alebo priebežnú komunikáciu so zákazníkom.
Preto by mal nákupca pri porovnávaní ponúk poznať odpovede napríklad na otázky:
Kto sleduje zásielku počas prepravy?
Ako budeme informovaní o meškaní?
Kto rieši problém mimo pracovného času?
Ako rýchlo dokáže partner zabezpečiť náhradné vozidlo?
Čo je zahrnuté v cene a čo sa účtuje samostatne?
Až potom má porovnanie cien skutočný význam.
2. Overte si kapacitu aj plán B
Logistický partner môže fungovať bezchybne v bežný utorok.
Oveľa viac však vypovie situácia, keď v piatok popoludní vypadne vozidlo a tovar musí byť nasledujúce ráno u zákazníka.
Pri výbere partnera sa preto oplatí zisťovať:
-
či pracuje s vlastnou flotilou alebo partnerskou sieťou,
-
aké typy vozidiel dokáže zabezpečiť,
-
čo sa stane pri výpadku pôvodného dopravcu,
-
či vie zabezpečiť expresnú prepravu,
-
či pracuje s alternatívnymi trasami,
-
aký je postup pri poruche alebo nehode.
IPS Logistics napríklad uvádza, že vďaka partnerskej sieti dokáže zabezpečiť široké spektrum a veľké množstvo vozidiel. Zároveň poskytuje expresné prepravy pre situácie, pri ktorých môže oneskorenie ovplyvniť výrobu.
Pre klienta však nie je podstatné samotné tvrdenie.
Podstatné je vedieť, ako presne sa táto kapacita využije vo chvíli, keď pôvodný plán zlyhá.
3. SLA: Čo má byť dohodnuté ešte pred prvou prepravou?
SLA, teda Service Level Agreement, definuje očakávanú úroveň poskytovanej služby.
Nemusí ísť o samostatný komplikovaný dokument. Podstatné je, aby boli základné pravidlá spolupráce jasné ešte predtým, než nastane prvý problém.
SLA môže definovať napríklad:
-
čas potvrdenia objednávky,
-
požadovanú dostupnosť vozidla,
-
čas reakcie pri probléme,
-
spôsob reportovania,
-
očakávanú presnosť doručenia,
-
požiadavky na dokumentáciu,
-
eskalačné kontakty,
-
postup pri reklamáciách,
-
požadované KPI.
Príklad
Ak sa kamión dostane do meškania, nestačí mať dohodnuté, že vás dopravca „bude informovať“.
Oveľa praktickejšie pravidlo môže byť:
Pri predpokladanom meškaní nad 30 minút klient dostane informáciu o dôvode, aktuálnej polohe a novom ETA.
Takáto dohoda eliminuje jednu z najčastejších frustrácií v logistike: klient vie, že problém existuje, ale nevie, čo sa deje.
4. Aké KPI sledovať pri logistickom partnerovi?
Cena prepravy hovorí, koľko služba stojí.
KPI hovoria, ako služba funguje.
Pri pravidelnej spolupráci možno sledovať napríklad:
OTD – On Time Delivery
Koľko zásielok bolo doručených načas.
OTIF – On Time In Full
Koľko dodávok prišlo načas a zároveň v kompletnom požadovanom množstve.
On Time Pickup
Ako často vozidlá prichádzajú na nakládku v dohodnutom čase.
Response Time
Ako rýchlo partner reaguje na objednávku alebo problém.
Claims Rate
Aký podiel prepráv končí reklamáciou alebo škodovou udalosťou.
Firma tak nemusí hodnotiť logistického partnera pocitovo.
Po niekoľkých mesiacoch presne vidí, či spolupráca spĺňa dohodnuté očakávania.
5. Bezpečnosť a poistenie nie sú formalita
Pri bežnej zásielke môže byť hodnota nákladu niekoľko desiatok tisíc eur.
Pri elektronike, automobilových komponentoch alebo špecializovanom priemyselnom materiáli môže byť násobne vyššia.
Pri výbere partnera preto nestačí otázka:
„Máte poistenie?“
Dôležitejšie je:
Do akej výšky? Na aké situácie sa vzťahuje? Aké podmienky musí zásielka spĺňať?
Rovnako dôležitý je spôsob preverovania samotných dopravcov.
IPS Logistics aktuálne komunikuje kontrolu identity, oprávnení a poistného krytia dopravcov pred začiatkom spolupráce a poistenie zásielok do výšky 300 000 €.
Pre firmu je to dobrý príklad údajov, ktoré by si mala od potenciálneho logistického partnera vyžiadať ešte pred prvou nakládkou.
6. Komunikácia sa najlepšie testuje ešte pred podpisom zmluvy
Rýchlosť cenovej ponuky je jedna vec.
Rýchlosť odpovede pri probléme je druhá.
Pri výberovom konaní si preto všímajte aj spôsob komunikácie:
Je jasné, kto bude váš kontaktný človek?
Existuje zastupiteľnosť?
Je podpora dostupná aj večer alebo cez víkend?
Dostávate konkrétne odpovede alebo iba všeobecné „preverujeme“?
Kto komunikuje s vodičom?
Kto rieši reklamáciu?
IPS Logistics na svojom webe deklaruje 24/7 podporu a kontinuálne monitorovanie prepráv.
Pri kritických prepravách je práve dostupnosť mimo bežného pracovného času parameter, ktorý môže mať väčšiu hodnotu než niekoľkopercentný rozdiel v cene.
7. Red flags pri výbere logistického partnera
Niektoré varovné signály sa objavia ešte skôr, než vôbec prvý kamión vyrazí na cestu.
Pozornosť by mala zvýšiť najmä situácia, keď:
-
ponuka je výrazne lacnejšia než všetky ostatné bez jasného dôvodu,
-
nie je zrejmé, kto bude prepravu reálne realizovať,
-
partner nevie doložiť poistenie alebo oprávnenia,
-
nedokáže vysvetliť postup pri výpadku vozidla,
-
komunikácia sa pri komplikovanejšej otázke výrazne spomaľuje,
-
nie sú jasne definované reklamačné postupy,
-
partner sľubuje nereálne tranzitné časy,
-
nedokáže popísať, ako preveruje svojich subdodávateľov,
-
nemá jasný eskalačný kontakt.
Jeden z týchto bodov ešte automaticky nemusí znamenať problém.
Ak sa ich však objaví viac, najnižšia cenová ponuka môže veľmi rýchlo dostať inú perspektívu.
Checklist: 12 otázok pred výberom logistického partnera
Pred podpisom zmluvy sa potenciálneho partnera opýtajte:
-
Aké typy prepráv a vozidiel viete zabezpečiť?
-
Aké regióny a krajiny pravidelne obsluhujete?
-
Ako preverujete dopravcov a subdodávateľov?
-
Aké poistenie sa vzťahuje na našu zásielku?
-
Ako sledujete priebeh prepravy?
-
Ako a kedy nás informujete o meškaní?
-
Máme kontaktnú osobu dostupnú aj mimo pracovného času?
-
Čo urobíte, ak vozidlo nepríde na nakládku?
-
Ako rýchlo viete zabezpečiť náhradnú kapacitu?
-
Aké KPI dokážete reportovať?
-
Ako vyzerá proces reklamácie a škodovej udalosti?
-
Viete sa zmluvne dohodnúť na konkrétnom SLA?
Ak partner na tieto otázky dokáže odpovedať konkrétne, máte oveľa lepší základ pre rozhodnutie než samotný cenník.
Najčastejšie otázky o výbere logistického partnera
Podľa čoho vybrať logistického partnera?
Pri výbere treba hodnotiť cenu, spoľahlivosť, kapacitu, komunikáciu, monitoring zásielok, poistenie, bezpečnosť, krízové postupy a dohodnutú úroveň služby.
Je najlacnejší logistický partner najvýhodnejší?
Nie nevyhnutne. Nižšia cena môže byť výhodná iba vtedy, ak partner zároveň spĺňa požadovanú kvalitu, bezpečnosť a spoľahlivosť.
Čo je SLA v logistike?
SLA je dohoda o úrovni služby. Môže určovať napríklad reakčné časy, termíny doručenia, reporting, komunikáciu pri problémoch alebo požadované KPI.
Aké KPI sledovať pri dopravcovi?
Medzi najčastejšie patria On Time Delivery, OTIF, On Time Pickup, reakčný čas a počet reklamácií alebo škodových udalostí.
Ako preveriť spoľahlivosť logistickej firmy?
Pýtajte sa na skúsenosti, proces preverovania dopravcov, poistné krytie, referencie, spôsob monitorovania prepráv a postup pri krízových situáciách.
Prečo je dôležitý plán B?
Porucha, nehoda alebo výpadok dopravcu môže vzniknúť aj pri dobre naplánovanej preprave. Rozhodujúce je, či logistický partner dokáže rýchlo zabezpečiť alternatívne riešenie.
Je dôležitá nonstop podpora?
Pri kritických a medzinárodných prepravách áno. Problémy nevznikajú iba počas pracovného času a oneskorená reakcia môže zvýšiť dopad na výrobu alebo zákazníka.
Kedy má zmysel zmeniť logistického partnera?
Najmä vtedy, keď sa opakovane nedodržiavajú termíny, komunikácia je nepredvídateľná, pribúdajú reklamácie alebo partner nedokáže zabezpečiť potrebnú kapacitu a flexibilitu.
Dobrý logistický partner sa neukáže iba vtedy, keď všetko funguje
Keď kamión príde načas, cesta je voľná a vykládka prebehne podľa plánu, môže väčšina dopravcov pôsobiť podobne.
Rozdiel sa ukáže pri výpadku vozidla, meškaní, urgentnej požiadavke alebo situácii, ktorá sa nezmestí do pôvodnej objednávky.
Preto by rozhodnutie o logistickom partnerovi nemalo stáť len na otázke:
„Kto nám túto trasu odvezie najlacnejšie?“
Oveľa presnejšia otázka je:
„Komu môžeme túto časť nášho dodávateľského reťazca zveriť aj vtedy, keď sa niečo skomplikuje?“
IPS Logistics pôsobí v logistike viac ako 20 rokov, zabezpečuje vnútroštátnu aj medzinárodnú prepravu, expresné riešenia a pracuje s partnerskou sieťou dopravcov. Firma zároveň uvádza viac než 600 zákazníkov, nonstop podporu, monitoring zásielok a bezpečnostné preverovanie dopravcov.
